Cotação de outsourcing de impressão: que dados enviar?

O que o fornecedor precisa receber para cotar

Em termos diretos, o fornecedor precisa de cinco grupos de informação:

• quanto se imprime (volume mensal, separado em P&B e colorido);
• onde se imprime (unidades, andares, setores);
• com o quê se imprime hoje (inventário do parque);
• o que os equipamentos precisam fazer (requisitos técnicos e de segurança);
• que serviço se espera (suporte, suprimentos, prazos de atendimento e o que fica dentro ou fora do escopo).

Sem esses dados, cada fornecedor preenche as lacunas com as próprias premissas, e as propostas deixam de ser comparáveis. O detalhamento de cada grupo, o formato de envio e as exceções vêm nas seções seguintes.

A quem este briefing serve e quando ele não basta

O checklist foi pensado para empresas e instituições com demanda recorrente de impressão, cópia e digitalização que vão pedir propostas a um ou mais fornecedores: escritórios, clínicas, escolas, indústrias, comércios, centros logísticos e redes com várias unidades. Ele vale tanto para quem já usa outsourcing e quer renovar ou trocar de contrato quanto para quem vai contratar pela primeira vez.

Este material não discute se vale a pena terceirizar. Essa é uma decisão anterior, tratada no comparativo de TCO em 5 anos. Aqui se parte do ponto em que a empresa já decidiu cotar.

Premissas técnicas assumidas: o parque tem impressoras e multifuncionais ligadas em rede ou por USB, e os contadores podem ser lidos no painel do equipamento, na página de configuração ou em relatórios de gerenciamento. Nenhum fabricante, sistema operacional ou software específico é pressuposto. Se o seu ambiente for diferente (por exemplo, sem nenhum histórico de contadores), veja a seção de exceções.

Órgãos públicos seguem regras próprias de licitação e termo de referência. Os casos oficiais citados mais adiante servem de referência para qualquer pedido de cotação, mas não substituem o rito legal de cada contratação.

Por que cada dado muda a proposta

A proposta de outsourcing é, na prática, um dimensionamento técnico convertido em preço. Quatro mecanismos explicam por que a falta de um dado distorce o resultado:

• Dimensionamento de equipamento. O volume mensal por ponto define a classe do equipamento: velocidade (PPM), ciclo de trabalho recomendado e capacidade de bandejas. Um equipamento subdimensionado quebra mais e para mais. Um superdimensionado encarece a mensalidade sem necessidade.
• Consumo de suprimentos. O rendimento de toner é declarado para uma cobertura de página de referência. Documentos com muita imagem, formulários com tarjas ou impressão colorida intensa consomem mais. Por isso a cobertura pesa tanto quanto o número de páginas.
• Logística de atendimento. A quantidade de unidades, a distância entre elas e o horário de funcionamento definem como o fornecedor vai entregar suprimentos, fazer manutenção preventiva e cumprir prazos de atendimento.
• Escopo de software e segurança. Bilhetagem, liberação por senha ou crachá, integração com o diretório de usuários e digitalização para pastas ou e-mail exigem licenças, configuração e suporte, e cada item entra no preço.

É por isso que a primeira tarefa de quem pede cotação é saber quantas páginas sua empresa imprime por mês, e de preferência com a distribuição por setor e por equipamento.

Checklist do briefing: o que reunir antes de pedir a cotação

A ordem abaixo segue a lógica do dimensionamento: primeiro o volume, depois o parque e os locais, em seguida os requisitos, e por fim o serviço e o escopo.

1. Volumes de impressão, cópia e digitalização

• Volume mensal P&B e colorido separados, por equipamento ou ao menos por unidade.
• Histórico de alguns meses, de preferência cobrindo os períodos de pico. Exemplos: fechamento contábil, matrícula escolar, inventário de fim de ano, safra.
• Volume de cópias e de digitalizações, já que muitos contratos tratam digitalização à parte.
• Proporção entre A4 e A3 e uso de papéis especiais (etiquetas, envelopes, gramaturas maiores).
• Uma estimativa de cobertura ou uma amostra dos documentos típicos. O método está explicado em como medir volume e cobertura de impressão.
• Expectativa de crescimento ou redução: contratações, novas unidades, digitalização de processos.

2. Inventário do parque atual

• Marca, modelo, tipo (impressora ou multifuncional), mono ou color, e se é próprio, alugado ou de contrato vigente.
• Contador atual de cada equipamento e, se houver, a data da leitura anterior.
• Equipamentos subutilizados ou que concentram chamados.
• Impressoras dedicadas a sistemas específicos, como etiquetas térmicas, receituário ou nota fiscal. Elas costumam ficar fora do escopo padrão e precisam ser declaradas.

3. Locais, usuários e centros de custo

• Endereço de cada unidade, andares e setores atendidos.
• Número de usuários por setor e horário de funcionamento (turnos, finais de semana).
• Centros de custo que precisam de rateio nos relatórios.
• Restrições de acesso físico: áreas controladas, salas limpas, ambientes hospitalares, agendamento de portaria.

4. Requisitos técnicos dos equipamentos

• Velocidade mínima (PPM) por perfil de ponto: departamental, setorial ou de alta demanda.
• Formato A3 ou A4 e onde o A3 é realmente necessário.
• Duplex automático como padrão, ou não.
• Alimentador automático de originais (ADF), digitalização frente e verso em passada única e destinos de digitalização: pasta de rede, e-mail, nuvem ou sistema de gestão documental.
• Conectividade: rede cabeada, Wi-Fi, impressão a partir de dispositivos móveis.
• Acabamentos (grampeador, furador, finalizador) só onde houver uso comprovado.

5. Segurança da informação e compliance

• Impressão segura com liberação por senha, PIN ou crachá, para evitar documentos esquecidos na bandeja, um risco da LGPD com documentos esquecidos na bandeja.
• Autenticação e controle de acesso por usuário: quem pode imprimir colorido, quem pode digitalizar para e-mail externo, cotas por setor.
• Integração com o diretório corporativo de usuários, se a empresa usar um.
• Tratamento do disco ou da memória interna dos equipamentos na troca ou na devolução (apagamento ou destruição certificada).
• Requisitos de rede: segmentação, atualização de firmware, desativação de protocolos inseguros, registros de uso (logs).
• Onde ficam os dados de bilhetagem (servidor local ou nuvem) e quem tem acesso a eles.

Esses pontos são aprofundados em segurança da informação em impressoras corporativas.

6. Serviço, suporte e operação

• Forma de abertura de chamados e quem será o ponto focal interno.
• Expectativa de prazo de atendimento e de solução, diferenciada por criticidade do ponto. O desenho fino desse acordo é assunto do SLA de outsourcing de impressão.
• Reposição de toner: automática por monitoramento ou por solicitação, e se haverá estoque mínimo no local.
• Política de suprimentos aceita. Se houver exigência sobre toner genérico, recarregado ou original, ela precisa constar no pedido.
• Equipamento reserva (backup) para pontos críticos.
• Relatórios esperados: periodicidade, abertura por centro de custo e por usuário.
• Treinamento de usuários e de pontos focais.

7. Escopo, cobrança e condições de implantação

• Lista explícita do que está incluído (equipamentos, peças, suprimentos, manutenção, software, digitalização) e do que está excluído, em geral o papel.
• Modelo de cobrança desejado ou pedido para cotar mais de um formato (franquia com excedente, custo por página, híbrido). As diferenças estão em custo por clique vs franquia mensal.
• Prazo contratual pretendido e regra de flexibilidade para incluir ou retirar equipamentos durante o contrato.
• Janela de implantação, recolhimento de equipamentos antigos e convivência com o contrato atual. Esse planejamento conversa com o tema de migrar para outsourcing de impressão sem parar a operação.
• Data-limite para envio das propostas e a forma de resposta esperada (planilha padronizada ou formulário).

Modelo de briefing: estrutura de referência

A tabela abaixo mostra uma estrutura de briefing com valores de exemplo hipotético, apenas para ilustrar o nível de detalhe esperado. Os dados reais vêm do seu levantamento.

Uma linha por ponto de impressão é o formato que mais facilita o trabalho do fornecedor e a comparação posterior entre as propostas.

Em que formato enviar os dados

1. Planilha única e padronizada, com uma linha por equipamento ou ponto e as colunas do modelo acima. Envie a mesma planilha a todos os fornecedores.
2. Leituras de contador com data, de preferência duas leituras espaçadas, para calcular a média real. Fotos do painel ou da página de configuração servem quando não há software de gerenciamento.
3. Relatórios de bilhetagem, se já existir alguma ferramenta. Exporte em formato aberto (CSV ou planilha) e retire dados pessoais que não sejam necessários para a cotação.
4. Planta ou croqui simples com a localização dos pontos, quando houver vários andares ou galpões.
5. Documento de requisitos com os blocos 4 a 7 do checklist, em texto curto.
6. Agendamento de visita técnica. O briefing não dispensa a vistoria, mas faz a visita confirmar dados em vez de levantá-los do zero.

Peça que todos respondam no mesmo formato, com o preço aberto por componente (equipamento, franquia, excedente, serviços adicionais). Sem isso, a etapa de equalização vira um trabalho de tradução.

Exceções: quando o briefing padrão não se aplica

• Sem histórico confiável de volume. Em regra, pede-se o histórico de contadores. A exceção é a empresa nova, a unidade recém-aberta ou o parque sem contadores acessíveis. Nesse caso, informe usuários, processos e documentos típicos e peça ao fornecedor um período de medição ou uma franquia revisável após a implantação.
• Impressão de produção ou altíssimo volume. Gráficas internas, expedição logística e emissão em lote têm outra lógica de equipamento. O ideal é cotá-las em lote ou linha separada.
• Impressoras especializadas. Etiquetas térmicas, pulseiras hospitalares, crachás e plotters em regra ficam fora da franquia comum e precisam de especificação própria.
• Ambientes regulados ou sensíveis. Clínicas, áreas jurídicas e financeiras costumam exigir liberação segura e trilha de auditoria como requisito, não como opcional.
• Contratação pública. O pedido segue termo de referência, orientações oficiais e justificativas formais, como mostram os casos abaixo.

Fatores que mudam a proposta

O que contratações públicas reais ensinam sobre o pedido

Documentos oficiais de órgãos públicos são uma boa referência para empresas privadas, porque precisam detalhar o objeto por escrito:

• Escopo incluído e excluído. Um contrato da Imprensa Nacional adotou o modelo de franquia mais excedente, com equipamentos, sistema de gerenciamento e bilhetagem, digitalização, manutenção, peças, suprimentos e consumíveis, exceto papel. A lição para o briefing é listar expressamente o que entra e o que fica de fora.
• Modelo de cobrança e responsabilidade pelos equipamentos. Um pregão eletrônico do Ministério do Meio Ambiente previu franquia mensal com excedente, impressoras em comodato, insumos e peças de reposição (exceto papel) e suporte técnico. Ou seja: cobrança, propriedade dos equipamentos e suporte precisam estar escritos no pedido.
• Divisão ou não do objeto em lotes. Em decisão do Tribunal de Contas do Estado do Paraná, discutiu-se a reunião de equipamentos e serviços diversos em lote único. O ponto central foi a necessidade de justificar tecnicamente a não divisão, mostrando indivisibilidade operacional, eficiência, economicidade, gestão contratual e existência de fornecedores capazes de executar a solução completa. No setor privado, a pergunta equivalente é se impressoras especiais e de produção entram no mesmo pedido ou em linhas separadas.
• Orientações oficiais. O Portal de Compras do Governo Federal registrou a orientação da Secretaria de Gestão para que órgãos usem o Manual de Boas Práticas, orientações e vedações para contratação de outsourcing de impressão. Isso reforça que modelo, requisitos e condições de execução devem ser definidos antes de cotar.

Propostas recebidas: o que comparar lado a lado

Com um briefing padronizado, a comparação deixa de ser só “quem cobra menos por página”. Uma leitura qualitativa, sem notas nem pesos, olha para a aderência de cada proposta ao que foi pedido:

Qual dimensão prevalece depende da operação. Uma clínica pode priorizar segurança e atendimento, e uma rede de lojas, a logística entre unidades. Os critérios para avaliar o fornecedor em si estão em como escolher empresa de outsourcing de impressão. As dúvidas finais antes da assinatura cabem nas perguntas para fornecedor de outsourcing de impressão e na leitura das cláusulas do contrato de outsourcing de impressão.

Erros de leitura mais comuns

• Tratar o volume total como suficiente. Um total mensal sem distribuição por ponto não permite dimensionar equipamento. Na prática, esse é o erro que mais gera ajustes depois da visita técnica.
• Confundir capacidade máxima com volume recomendado. O ciclo de trabalho máximo informado pelo fabricante não é o volume ideal de uso contínuo.
• Esquecer a digitalização. Em ambientes que digitalizam processos, o volume de digitalização pode superar o de impressão, e ele precisa estar no pedido.
• Pedir “o mesmo parque de hoje”. Replicar o parque atual carrega as distorções existentes, como impressoras ociosas e excesso de equipamentos coloridos.
• Deixar a segurança como “desejável”. O que não consta como requisito tende a vir como opcional cobrado à parte, ou simplesmente não vem.
• Enviar formatos diferentes a cada fornecedor. Quando cada um recebe uma informação, cada um cota um projeto diferente.

Cenário hipotético: rede com quatro unidades

Em um cenário hipotético, uma rede de ensino com quatro unidades pede cotação informando apenas “cerca de 40 impressoras e alto volume”. Cada fornecedor faz uma suposição: um propõe equipamentos A3 coloridos em todos os pontos, outro mantém modelos de entrada, e um terceiro cota sem digitalização. As propostas não se comparam.

Na segunda rodada, a rede envia a planilha por ponto: volumes P&B e colorido, pico no período de matrícula, uso de A3 restrito à secretaria e liberação por crachá na sala dos professores. As propostas passam a divergir só no que importa (preço, atendimento e flexibilidade), e a escolha volta a ser uma decisão de gestão, e não uma adivinhação.

Análise profissional

Um briefing bom não é o mais longo, e sim o que separa fato de premissa. Volume medido, inventário e locais são fatos. Crescimento esperado e criticidade são premissas declaradas pela empresa. Quando o pedido deixa claro o que é cada coisa, o fornecedor consegue mostrar na proposta o que assumiu, e a equalização fica transparente.

Há um trade-off pouco percebido: quanto mais o briefing fixa a solução (marca, modelo, quantidade exata), menos espaço o fornecedor tem para propor uma consolidação de parque que reduza pontos e chamados. Quanto mais ele descreve a necessidade (funções, volumes, criticidade, segurança), mais as propostas trazem desenho técnico além do preço. O equilíbrio costuma estar em fixar requisitos mínimos e deixar a configuração em aberto.

Por fim, o que costuma passar despercebido é a governança depois da assinatura. Relatórios por centro de custo, regras de inclusão e retirada de equipamentos e o ponto focal interno pesam mais na experiência dos meses seguintes do que diferenças pequenas no valor por página. A validação final acontece no ambiente real: a visita técnica e as primeiras leituras de contador confirmam ou corrigem as premissas do briefing.

Conclusão

Pedir cotação de outsourcing de impressão é, antes de tudo, entregar um retrato fiel da operação: volumes por ponto, parque atual, locais, requisitos técnicos e de segurança, serviço esperado e escopo explícito. Com esse material padronizado e enviado igual a todos os fornecedores, as propostas passam a ser comparáveis, e a decisão se concentra no que diferencia de fato cada oferta.

Perguntas frequentes

Preciso informar quanto pago hoje com impressão?

Não é obrigatório para cotar, porque o fornecedor dimensiona a partir de volumes e requisitos. A informação de custo atual é útil internamente, para avaliar as propostas recebidas.

Posso pedir cotação sem visita técnica?

Pode receber uma proposta preliminar. Em regra, porém, a visita técnica confirma locais, infraestrutura de rede e condições físicas antes da proposta definitiva.

A quantos fornecedores devo enviar o briefing?

Não existe número fixo. O essencial é que todos recebam o mesmo material e o mesmo formato de resposta, para que a comparação seja justa.

Devo incluir no pedido impressoras que ficam em casa de colaboradores em home office?

Só se a empresa pretende atendê-las pelo contrato. Nesse caso, liste-as à parte, porque a logística de suprimentos e manutenção é diferente.

Quer transformar seu levantamento em uma proposta comparável?

Se você já reuniu parte destes dados, ou ainda não sabe por onde começar, a equipe da FT Print pode revisar seu briefing, apontar o que falta e organizar a visita técnica para confirmar volumes e requisitos. Entre em contato pelos canais disponíveis nesta página e envie as informações que já tiver.

Referências

• TCE-PR: acórdão sobre lote único em contratação de outsourcing de impressão
• Imprensa Nacional: contratos 2024
• Ministério do Meio Ambiente: pregão eletrônico de outsourcing de impressão
• Portal de Compras do Governo Federal: orientação sobre contratação de outsourcing de impressão