Em quanto às organizações realizam suas atividades, produzem uma quantidade muito grande de informações. Estas formam os documentos que precisam ser armazenados, para que possam ser consultados, e através deles seja possível, por exemplo:
– Previsões de vendas;
– Analise de como foi o crescimento da organização nos últimos anos, etc.
Mas para que estas consultas se concretizem é realizada a gestão de documentos. Esta é uma ação fundamental para qualquer instituição sendo pública ou privada, pois auxilia na hora de tomada de decisão.
Ela surgiu da necessidade de órgãos públicos manterem e disponibilizarem de a suas informações nos EUA.
Cabe a gestão de documentos a classificação dos mesmos, a transmissão, utilização e a manutenção deles. Para que seja eficaz é necessário, que sua etapa de classificação permita o rastreamento de forma rápida.
Antes da era da informática, todo este processo era feito manualmente.
A um profissional: o Arquivista que era responsável pela gestão de Documentos. Ele não deixou de existir, contudo esse tipo de gestão obteve um novo formato, que é o eletrônico e aos poucos está sendo implantado nas organizações.
Ele dispensa a contratação de um arquivista. Tudo o que a organização precisa é que uma empresa especializada em gestão eletrônica de documentos reformule a forma de lidar com suas informações.
Outra facilidade é que o novo formato de gestão de documentos dispensa que um colaborador saia de onde esta para buscar a informação que precisa, pois ele fica disponível no sistema da própria instituição. Um processo antigo que ao ser inovado proporciona mais valor para quem a obtém.